Vereenvoudig je boekhouding met pre-accountingtools: De Sleutel tot Efficiëntie en Tijdswinst

Zit jij ook elke kwartaal met je handen in het haar en minsten een halve dag in pyjama dat ene bonnetje te zoeken, je mail te scannen op die verloren factuur. En wat was ook weer de login om mijn telecomfactuur te downloaden?

Als ambitieuze ondernemer is het jouw doel om je bedrijf naar nieuwe hoogten te tillen. Je wilt groeien, innoveren en succesvol zijn. Maar laten we eerlijk zijn, de administratieve rompslomp kan soms een obstakel vormen op weg naar jouw doelen. Gelukkig zijn er tegenwoordig innovatieve oplossingen die je kunnen helpen om je boekhouding te automatiseren en kostbare tijd te besparen. Pre-accountingtools kunnen deze klus voor je vereenvoudigen.

En nu hoor ik je zeggen ‘pre-WAT????’

Ik leg het even uit.

Wat is pre-accounting?

Pre-accounting is de fase vóór het eigenlijke boekhouden (boekhouden is voor je accountant, pre-accounting is jou taak), waarbij financiële gegevens worden voorbereid en georganiseerd. Dit omvat het scannen van bonnetjes, matchen van facturen en banktransacties en meer.

Het doel? Nauwkeurigheid verhogen door ALLE nodige documenten en gegevens in je boekhouding te krijgen

Dit is wat jij misschien nog elk kwartaal manueel doet door alle je facturen, bonnetjes en documenten te verzamelen.

Maar dat kan ook geautomatiseerd met een pre-accountingtool.

Wat is een Pre-accountingtool?

Laten we beginnen met de basis: wat is eigenlijk een pre-accountingtool? In essentie zijn dit geavanceerde softwareprogramma's die zijn ontworpen om het voorbereidende werk voor je boekhouding te automatiseren. Denk hierbij aan het verwerken van inkomende en uitgaande facturen, het categoriseren van transacties en het voorbereiden van gegevens voor verdere verwerking door een boekhouder of boekhoudsoftware van facturen, bonnetjes, en andere financiële documenten, Met andere woorden, deze tools maakt de voorbereidende fase van de boekhouding efficiënter en gestroomlijnder.

De voordelen

Tijdsbesparing: Door gebruik te maken van een pre-accountingtool hoef je niet langer urenlang handmatig facturen in te voeren en transacties te categoriseren.

Het handmatig verwerken van bonnetjes en facturen kan een tijdrovend proces zijn. Met pre-accountingtools wordt dit proces geautomatiseerd, waardoor je kostbare uren bespaart die je kunt besteden aan belangrijkere taken.

Efficiëntie: Deze tools zijn ontworpen om het boekhoudproces te stroomlijnen. Ze automatiseren repetitieve taken en bieden een intuïtieve interface waarmee je snel en gemakkelijk door je financiële gegevens kunt navigeren.

Veel van deze pre-accountingtools zijn gekoppeld aan je bankrekening, wat betekent dat ze naadloos facturen kunnen koppelen aan je transacties en vice versa. Dit zorgt ervoor dat je altijd een overzichtelijke to-do-lijst hebt met facturen waar nog geen bijbehorende transactie voor is, en vice versa.

Al ze gegevens worden digitaal naar je boekhouder verstuurt. Dus gedaan met printen en volle dozen naar de boekhouder sturen.

Realtime inzicht: Door je bankrekening te koppelen aan een pre-accountingtool, krijg je direct inzicht in je financiële situatie. Je ziet direct welke facturen betaald zijn, welke nog openstaan en hoe je bedrijf presteert op financieel gebied. De meeste tools bieden ook de mogelijkheid om automatisch herinneringsmails te sturen voor achterstallige betalingen.

Foutpreventie: Dankzij geavanceerde algoritmes en automatische controles kunnen pre-accountingtools potentiële fouten detecteren voordat ze problemen veroorzaken. Dit helpt je om financiële problemen te voorkomen en zorgt voor een nauwkeurige boekhouding.

Compliance: Als ondernemer ben je verantwoordelijk voor het naleven van belastingregels en andere wettelijke vereisten. Pre-accountingtools kunnen je helpen om aan deze verplichtingen te voldoen door automatisch relevante informatie te genereren en bij te houden.

E-facturatie:  Wees klaar  voor de toekomst, met de verplichte E-facturatie vanaf 2026 voor B2B. Een pre-accountingtool biedt de mogelijkheid om E-facturen te versturen. Wat is E-facturatie? Hou deze blog in de gaten voor meer uitleg.

Verschillen tussen de Tools

Nu je de voordelen kent, vraag je je misschien af: welke pre-accountingtool is het meest geschikt voor mijn bedrijf? Er zijn verschillende opties op de markt, zoals OkiOki, Billit, Accountable, Yuki, en nog veel meer. Hoewel ze allemaal tot doel hebben om je boekhouding te vereenvoudigen, zijn er enkele belangrijke verschillen om in gedachten te houden:

Functionaliteit: Niet alle pre-accountingtools bieden dezelfde functies. Sommige tools bieden meer geavanceerde functies, zoals het automatisch verwerken van bonnetjes en het genereren van financiële rapporten. De manier en de mogelijkheden waarmee ze op zoek gaan naar de nodige documenten (aankoop en verkoopfacturen), koppelen met je bankrekening(en), de mogelijkheid bieden om verkoopfacturen te maken, de branding aan te passen, … verschilt van tool tot tool.  

Kijk naar de functies die voor jou belangrijk zijn en kies een tool die hieraan voldoet.

Gebruiksvriendelijkheid: Voor kleine ondernemers is het essentieel dat een pre-accountingtool eenvoudig te gebruiken is. Let daarom op de gebruiksvriendelijkheid van de interface en de beschikbare ondersteuningsopties.

Prijs: De kosten van pre-accountingtools kunnen sterk variëren, afhankelijk van de functies en het serviceaanbod. Bij de meeste tools is de prijs ook afhankelijk van het aantal documenten dat er per maand verwerkt moeten.

Door de abonnementsformules is het niet nodig om facturatiesoftware aan te kopen, maar kom je met 15-25 € per maand vaak al een heel eind. Er is zelfs tools waarbij je geen vast bedrag per maand betaald, maar een klein bedrag per document. Ideaal dus wanneer je maar weinig facturen maakt.

Overweeg je budget en vergelijk de prijzen van verschillende tools om de beste waarde voor je geld te krijgen.

Accountant: Vraag aan je accountant welke pre-accounting tool integreert met het boekhoudsysteem waarmee hij/zij werkt. Vraag met welke tools het kantoor vertrouwd is en waaraan zij de voorkeur geven en waarom.

Werkt je boekhouder nog niet met een pre-accountingtools, zoek een andere boekhouder 😉

Of je nu een starter bent of een gevestigde ondernemer, het gebruik van pre-accountingtools kan je helpen om je boekhoudproces te stroomlijnen en je bedrijf naar een hoger niveau te tillen. Waar wacht je nog op? Ga vandaag nog aan de slag en ontdek hoe gemakkelijk het kan zijn om je boekhouding te automatiseren!

Besteed jij vanaf nu amper 10 miniuutjes per week aan je boekhouding en 0 minuten op het eind van het kwartaal? Ga voor die pre-accountingtool en automatiseer je boekhouding waardoor er tijd vrij komt om je bedrijf te doen groeien.

Kun je hulp gebruiken bij het kiezen van de juiste tool. Of zie je op tegen het instellen en leren gebruiken van deze tool?

Ik weet er raad mee en samen zoeken we naar een oplossing die voor jou werkt!